Automatisierung für KMU

Wiederkehrende Büroarbeit automatisieren

Earlybyte automatisiert Abläufe, die in deinem KMU immer wieder von Hand erledigt werden: Daten abgleichen, Dokumente einsammeln, Dateien ablegen, jeden Monat denselben Bericht vorbereiten. Rund um Bexio, Microsoft 365 und die Programme, die du bereits nutzt.

Für wen

Das passt, wenn …

  • jemand im Team jede Woche oder jeden Monat dieselben Schritte von Hand wiederholt

  • Daten von einem Programm ins andere kopiert oder abgetippt werden

  • ein Ablauf nur funktioniert, solange eine bestimmte Person daran denkt

  • Passt nicht, wenn der Ablauf nur ein paar Mal im Jahr vorkommt und schnell erledigt ist. Ob es sich lohnt, zeigt dir der Rechner.

Leistungen

Was ich für dich übernehme

Ich nehme dir Abläufe ab, die immer gleich ablaufen und trotzdem jedes Mal Zeit kosten. Daraus wird selten ein grosses Projekt: meist ein Skript, eine Schnittstelle oder ein kleines Werkzeug, das einen klar abgegrenzten Ablauf übernimmt.

Ein automatisierter Ablauf ist in Code festgehalten. Er läuft jedes Mal gleich, Flüchtigkeitsfehler fallen weg, und er ist gleichzeitig seine eigene Schritt-für-Schritt-Dokumentation.

Typische Aufgaben

  • Dokumente und Angaben bei Kundinnen und Kunden einsammeln, statt einzeln nachzufragen

  • Benutzer und Einstellungen in Microsoft 365 aus einer Liste anlegen und regelmässig prüfen

  • Daten zwischen Bexio, Excel, SharePoint und Fachanwendungen abgleichen

  • Dateien in SharePoint und OneDrive synchronisieren und einheitlich ablegen

  • PDFs, Auswertungen und Entwürfe für wiederkehrende Berichte automatisch erstellen

  • Mehrstufige Einrichtungsabläufe als geführtes Werkzeug abbilden, das jeden Schritt dokumentiert

Illustration verbundener Werkzeuge: Daten, Dokumente und Abläufe greifen ineinander

Anwendungsfälle

Beispiele aus der Praxis

Treuhandbüro

Steuerdokumente einsammeln

Ein Treuhandbüro braucht jedes Jahr die Steuerdeckblätter seiner Mandanten, von Privatpersonen und von Firmen. Das Einsammeln läuft heute automatisch statt von Hand.

Eigener Betrieb

Backups und Deployments

Meine eigene Infrastruktur läuft nach demselben Prinzip: Datenbank-Backups, Wiederherstellungen und das Ausrollen von Anwendungen sind in Code festgehalten. Das spart Zeit und reduziert Fehler.

So arbeite ich

Vorgehen

  1. Ablauf zeigen
    Du zeigst mir den Ablauf, so wie er heute wirklich läuft, mit allen Sonderfällen.

  2. Rechnen
    Ich schätze, was die Automatisierung kostet und was sie im Jahr spart. Lohnt es sich nicht, sage ich das.

  3. Proof of Concept
    Ein erster kleiner Stand zeigt im Alltag, ob die Idee trägt, bevor der ganze Ablauf umgebaut wird.

  4. Übergabe und Betrieb
    Die Lösung ist dokumentiert und läuft in deiner Umgebung. Betrieb und Anpassungen übernehme ich nach Bedarf.

Produkte

Fertige Werkzeuge, wo sie passen

Manche Aufgaben sehen in vielen KMU gleich aus. Dafür gibt es fertige Produkte, die ohne Projekt einsetzbar sind.

mReport

Stunden aus der Bexio-Zeiterfassung als fertigen PDF-Rapport, ohne Umweg über Excel.

mScan

Belege, Rechnungen und Dokumente erfassen, auslesen und in SharePoint, OneDrive oder Excel ablegen.

mTime

Arbeitszeit schnell in Bexio buchen: die Woche auf einen Blick und ein Timer wie eine Schachuhr.

Illustration der drei Produkte: Zeiterfassung, Rapport und Belegerfassung

Der Stack

Technologien und Werkzeuge

BexioDaten über die Bexio-Schnittstelle lesen und schreiben.

Bexio bietet eine Schnittstelle für Kontakte, Projekte, Zeiten und Belege. Darüber lassen sich Auswertungen erstellen und Daten mit anderen Programmen abgleichen. mReport und mTime arbeiten bereits so.

Microsoft 365Benutzer, Postfächer und Einstellungen per Skript verwalten.

Benutzer lassen sich aus einer Liste anlegen und ihre Konfiguration für Kontrollen wieder auslesen. Das ersetzt die manuelle Einrichtung im Admin-Portal und macht den Stand nachvollziehbar.

SharePoint und OneDriveDateien synchronisieren und einheitlich ablegen.

Dokumente landen mit einheitlichem Namen am richtigen Ort, statt von Hand umbenannt und verschoben zu werden.

ExcelAls Eingabe und Ausgabe, wo es bereits etabliert ist.

Viele Abläufe beginnen oder enden in einer Excel-Datei. Sie muss nicht ersetzt werden: Ein Skript kann sie lesen und das Ergebnis wieder als Excel bereitstellen.

Skripte und CLI-WerkzeugeMehrstufige Abläufe als geführtes, wiederholbares Werkzeug.

Ein Ablauf mit vielen Schritten wird zu einem Befehl, der jeden Schritt ausführt, prüft und protokolliert. Das senkt die Fehlerquote und dokumentiert den Ablauf.

n8nProgramme über fertige Bausteine verbinden.

n8n verbindet bestehende Dienste über Schnittstellen und eignet sich für Abläufe, die auf ein Ereignis reagieren, etwa eine eingehende E-Mail oder ein neues Dokument.

REST APIsFachanwendungen anbinden, die eine Schnittstelle haben.

Wenn ein Programm eine Schnittstelle bietet, lassen sich Daten automatisch übernehmen, statt sie zu exportieren und wieder einzulesen.

AI und OCRNur dort, wo sie echte Handarbeit erspart.

Texterkennung und AI helfen beim Auslesen und Einordnen von Dokumenten. Viele Automatisierungen brauchen sie nicht und bleiben ohne sie einfacher.

FAQ

Häufige Fragen und weiterführende Themen

Welche Abläufe eignen sich für eine Automatisierung?

Wiederkehrende Abläufe mit klaren Regeln: Daten zwischen Programmen abgleichen, Dateien ablegen, PDFs erstellen, Daten strukturieren oder Berichte vorbereiten. Je öfter der Ablauf vorkommt und je klarer die Regeln sind, desto besser.

Ab wann lohnt sich eine Automatisierung?

Entscheidend sind Häufigkeit und Dauer. Eine Aufgabe von zwanzig Minuten, die jede Woche anfällt, summiert sich im Jahr auf gut zwei Arbeitstage. Der Rechner auf dieser Website zeigt dir die Kosten für deinen eigenen Fall.

Müssen wir dafür neue Software einführen?

Meistens nicht. Ziel ist, die Programme zu verbinden, die bereits im Einsatz sind, statt ein weiteres Werkzeug daneben zu stellen.

Funktioniert das mit Bexio?

Ja. Bexio hat eine Schnittstelle, über die sich Daten lesen und schreiben lassen. mReport und mTime sind zwei fertige Werkzeuge, die genau so mit Bexio arbeiten.

Funktioniert das mit Microsoft 365?

Ja. Benutzerverwaltung, SharePoint, OneDrive und Excel lassen sich per Skript ansprechen, zum Beispiel um Benutzer aus einer Liste anzulegen oder Dateien einheitlich abzulegen.

Was passiert, wenn sich der Ablauf ändert?

Der Ablauf ist in Code festgehalten und dokumentiert. Änderungen werden an einer Stelle angepasst und gelten ab dann für jeden Durchlauf.

Wird dabei AI eingesetzt?

Nur dort, wo sie Handarbeit erspart, etwa beim Auslesen von Dokumenten. Viele Automatisierungen kommen ohne AI aus und sind damit einfacher und berechenbarer.

Welche Zugriffe braucht die Automatisierung?

Nur die, die der jeweilige Ablauf wirklich benötigt. Schnittstellen und Berechtigungen werden bewusst eng gehalten.

Weiterführende Themen: Produkte, Softwareentwicklung, IT Beratung, Rechner für wiederkehrende Aufgaben und Projektbeispiele.

Kundenstimmen

Was Kundinnen und Kunden sagen

Eine wirkungsvolle Lösung für unsere Steuererklärungsprozesse. Dank breiter und tiefer Fachkompetenz wurde die automatische Einforderung und strukturierte Ablage der Dokumente einfach und effizient umgesetzt. Das vereinfacht den Ablauf für uns und unsere Kunden spürbar – technisch absolut sauber und im Projektverlauf unkompliziert.
Benjamin Grangé · GeschäftsführerGrangé Treuhand
Mit einer sehr direkten, lösungsorientierten Art wurden die Anforderungen von IT und Schule schrittweise aufgenommen und übersichtlich dokumentiert. Das Vorgehen war sehr pragmatisch, lösungsorientiert und erfolgreich.
Georg Rütsche · Leiter ICTGemeinde Flawil

Bereit für den nächsten Schritt?

Erzähl mir von deinem Vorhaben – den Rest übernehme ich.

Kein Verkaufsgespräch, nur ein ehrliches Gespräch über dein Anliegen und den sinnvollen nächsten Schritt.